Umur Piutang: Cara Melacak Siapa yang Belum Bayar

Piutang adalah uang yang sudah jadi hak Anda tapi belum masuk ke rekening. Selama belum dibayar, uang itu tidak bisa dipakai untuk belanja stok atau membayar gaji. Umur piutang adalah cara sederhana untuk melihat sudah berapa lama setiap tagihan menunggu, dan mana yang mulai berisiko tidak kembali.

Total piutang saja tidak cukup

Banyak pemilik usaha hanya tahu satu angka, misalnya “piutang saya sekitar 35 juta”. Angka itu bisa berarti dua keadaan yang sangat berbeda. Bisa jadi semuanya tagihan minggu lalu yang memang belum jatuh tempo. Bisa juga separuhnya tagihan enam bulan lalu dari pelanggan yang sekarang susah dihubungi.

Makin lama tagihan dibiarkan, makin kecil kemungkinan uangnya kembali. Pelanggan yang telat dua minggu biasanya cuma lupa. Pelanggan yang telat tiga bulan sering sedang bermasalah, atau sudah tidak menganggap utangnya ke Anda sebagai prioritas. Jadi yang Anda perlukan adalah rinciannya: berapa yang masih aman, berapa yang sudah lewat, dan sudah lewat berapa lama.

Mengelompokkan tagihan menurut umurnya

Setiap tagihan yang belum dibayar dimasukkan ke satu kelompok, berdasarkan sudah berapa hari lewat dari tanggal jatuh temponya. Pembagian yang umum dipakai adalah belum jatuh tempo, lewat 1 sampai 30 hari, 31 sampai 60 hari, 61 sampai 90 hari, dan lebih dari 90 hari.

Contohnya sebuah toko bahan kue yang menjual ke beberapa kafe dan katering dengan tempo 30 hari. Di akhir bulan, piutangnya terlihat seperti ini.

Dari tabel ini pemilik toko langsung tahu bahwa Rp 18.000.000 masih wajar karena memang belum waktunya dibayar. Yang perlu perhatian adalah Rp 7.500.000 yang sudah lewat lebih dari sebulan. Yang Rp 1.000.000 di baris terakhir mungkin sudah harus dianggap sulit tertagih.

Rinci tabel ini per pelanggan. Hampir selalu ketahuan bahwa sebagian besar tagihan lama datang dari dua atau tiga pelanggan saja, dan Anda jadi tahu siapa yang perlu ditelepon.

Tanda piutang Anda mulai tidak sehat

Beberapa hal yang patut Anda waspadai:

• Jumlah di kelompok lewat 60 hari terus membesar dari bulan ke bulan.
• Pelanggan yang sama selalu muncul di kelompok telat, tapi Anda tetap mengirim barang ke mereka.
• Anda tidak bisa menjawab dengan cepat siapa saja yang belum bayar.
• Penjualan naik, tapi saldo rekening tidak ikut naik.

Yang terakhir sering terjadi di usaha yang sedang tumbuh. Penjualannya memang bertambah, tapi uangnya belum masuk, jadi laporan menunjukkan untung sementara kas makin tipis.

Kebiasaan sederhana yang bisa Anda mulai

Pastikan setiap penjualan kredit punya tanggal jatuh tempo yang tertulis di faktur. Tanpa tanggal jatuh tempo, umur tagihan tidak bisa dihitung, dan pelanggan juga tidak punya patokan kapan harus membayar.

Lihat daftar piutang paling tidak seminggu sekali, jangan hanya saat kas sedang seret. Lima belas menit setiap Senin pagi sudah cukup untuk tahu siapa yang perlu dihubungi minggu itu.

Buat batas untuk diri sendiri. Misalnya, pelanggan yang punya tagihan lewat 60 hari tidak dikirimi barang baru sampai tagihan lamanya lunas. Aturan seperti ini lebih mudah dijalankan kalau sudah diputuskan dari awal, bukan saat pelanggan itu sedang memesan di depan Anda.

Catat pembayaran sebagian dengan benar. Pelanggan yang membayar Rp 2.000.000 dari tagihan Rp 5.000.000 masih punya sisa Rp 3.000.000, dan sisa itu tetap mengikuti umur tagihan aslinya. Sisa seperti ini paling gampang terlupa, karena pelanggannya sudah “pernah bayar”. Daftar umur piutang juga baru bisa dipercaya kalau pembayaran sebagian dan pelunasan seperti ini dicocokkan dengan mutasi bank setiap bulan.