Kas Kecil: Sistem Sederhana yang Benar-benar Jalan

Hampir setiap usaha butuh uang tunai untuk pengeluaran kecil: galon air, parkir, bensin kurir, fotokopi, atau sabun cuci piring. Jumlahnya kecil per transaksi, tapi kalau dibiarkan tanpa aturan, dalam setahun bisa jadi jutaan rupiah yang tidak jelas ke mana. Untuk mengaturnya Anda cukup butuh dua hal: jumlah yang tetap, dan satu orang yang bertanggung jawab atas uang itu.

Tetapkan jumlah tetap dan isi ulang sesuai pemakaian

Cara yang paling mudah dijalankan adalah menetapkan satu angka tetap untuk kas kecil, misalnya Rp 2.000.000. Uang sebesar itu diserahkan ke satu orang penanggung jawab. Setiap kali uang dipakai, nota atau buktinya disimpan bersama uang tersebut.

Saat uang mulai menipis, penanggung jawab menyerahkan semua nota. Anda menjumlah notanya, lalu mengisi ulang kas sebesar total nota itu. Dengan begitu, kas kecil selalu kembali ke Rp 2.000.000.

Pengecekannya jadi gampang. Kapan pun Anda periksa, uang tunai ditambah total nota harus sama dengan Rp 2.000.000. Kalau tidak sama, ada yang perlu dijelaskan.

Contohnya di sebuah kedai kopi dengan dua karyawan. Setelah dua minggu, nota yang terkumpul berjumlah Rp 1.650.000. Uang tunai di kotak seharusnya tinggal Rp 350.000. Saat dihitung, isinya Rp 300.000. Selisih Rp 50.000 itu perlu ditanyakan, karena bisa saja ada nota yang terselip atau kembalian yang belum diterima. Setelah jelas, kas diisi ulang Rp 1.650.000 supaya kembali penuh.

Tentukan apa yang boleh dibayar dari kas kecil

Kebocoran kas kecil lebih sering datang dari fungsinya yang melebar daripada dari pencurian. Awalnya untuk galon dan parkir, lama-lama dipakai untuk kasbon karyawan, membayar supplier, atau keperluan pribadi pemilik.

Tulis aturan singkat dan tempel di dekat kotak kas:

• Jenis pengeluaran yang boleh, misalnya perlengkapan kebersihan, ongkos kirim kecil, parkir, dan konsumsi rapat.
• Batas maksimal per transaksi. Di atas batas itu, pembayaran harus lewat transfer dari rekening usaha.
• Larangan kasbon dan pinjaman dari kas kecil.
• Larangan memakai kas kecil untuk keperluan pribadi, termasuk untuk pemilik.

Poin terakhir sering diabaikan. Kalau pemilik sendiri mengambil uang kas kecil untuk makan siang keluarga tanpa nota, karyawan akan menganggap aturan itu tidak serius.

Soal batas per transaksi, alasannya sederhana: pembelian besar sebaiknya meninggalkan jejak di mutasi bank, yang jauh lebih mudah ditelusuri daripada nota kertas.

Setiap pengeluaran harus ada buktinya

Tidak semua pengeluaran kecil punya nota resmi. Tukang parkir tidak memberi kuitansi, dan warung kecil sering tidak punya nota cetak. Untuk kasus seperti ini, siapkan bukti pengeluaran sederhana yang ditulis tangan: tanggal, keperluan, jumlah, dan tanda tangan orang yang mengeluarkan uang.

Kalau ada nota, tulis keperluannya di balik nota. Nota toko bangunan senilai Rp 85.000 tanpa keterangan akan membingungkan tiga bulan kemudian. Dengan tulisan “beli kran wastafel dapur” di baliknya, semua orang langsung paham.

Simpan semua bukti di satu amplop atau map per periode isi ulang. Foto juga boleh, asal fotonya jelas dan disimpan di satu tempat yang sama, bukan tersebar di galeri ponsel karyawan.

Hitung bersama secara rutin

Jadwalkan penghitungan kas kecil, misalnya setiap minggu atau setiap kali isi ulang. Hitung bersama penanggung jawab, jangan sendirian dan jangan diwakilkan. Dengan begitu pemilik tahu uangnya aman, dan karyawan punya bukti bahwa kasnya pernah cocok.

Sesekali, hitung juga secara mendadak di luar jadwal. Sampaikan ke karyawan bahwa ini memang bagian dari sistem, supaya tidak terasa seperti jebakan. Dari situ Anda tahu apakah aturan dijalankan setiap hari atau hanya menjelang pemeriksaan.

Selisih kecil sekali-dua kali itu wajar. Kalau selisih muncul hampir setiap kali dihitung, atau jumlahnya makin besar, saatnya melihat lebih dekat siapa memegang kas dan bagaimana uang itu dipakai.

Pengeluaran kas kecil tetap harus masuk ke pembukuan usaha dan dikelompokkan menurut jenis biayanya. Bagian ini cepat selesai kalau nota-notanya rapi dan setiap isi ulang tercatat.