Biaya atau Aset? Cara Membedakan Belanja Usaha

Setiap rupiah yang keluar dari rekening usaha terasa seperti biaya. Tapi dalam pembukuan, sebagian belanja dicatat sebagai aset dulu, lalu baru jadi biaya pelan-pelan selama barang itu dipakai. Bedanya terdengar teknis, padahal pengaruhnya langsung ke angka laba yang Anda lihat setiap bulan.

Ukurannya adalah berapa lama manfaatnya

Biaya adalah belanja yang manfaatnya habis dalam waktu singkat. Listrik bulan ini, gaji karyawan bulan ini, gelas plastik yang sudah terpakai, iklan yang tayang minggu lalu. Semua itu habis dipakai di periode yang sama saat dibayar.

Aset adalah belanja yang manfaatnya terasa lebih dari setahun, seperti mesin, kendaraan operasional, etalase, komputer, atau renovasi tempat usaha. Barang seperti ini masih Anda pakai tahun depan.

Ada juga yang di tengah-tengah. Stok barang dagangan adalah aset sampai barangnya terjual. Sewa tempat yang dibayar setahun di muka juga aset, karena yang Anda beli adalah hak memakai tempat selama dua belas bulan ke depan.

Contoh: mesin kopi yang membuat laba terlihat anjlok

Kedai kopi dengan dua karyawan biasanya mencatat laba sekitar Rp 10.000.000 per bulan. Bulan ini pemiliknya membeli mesin espresso baru seharga Rp 36.000.000.

Kalau seluruh harga mesin dicatat sebagai biaya bulan ini, laporan bulan ini menunjukkan rugi Rp 26.000.000. Bulan berikutnya, tanpa belanja besar, laba kembali Rp 10.000.000. Padahal kedainya berjalan seperti biasa. Bedanya hanya ada satu belanja besar, dan pemilik yang membaca laporan itu bisa mengira bulan itu bulan yang buruk.

Kalau mesin dicatat sebagai aset dan diperkirakan bisa dipakai empat tahun, biayanya disebar ke 48 bulan. Rp 36.000.000 dibagi 48 adalah Rp 750.000 per bulan. Laba bulanan jadi sekitar Rp 9.250.000 dan tidak lagi naik turun tajam. Ini lebih masuk akal, karena mesin itu memang dipakai membuat kopi selama empat tahun. Cara menyebar biaya seperti ini disebut penyusutan.

Contoh: stok dan sewa di muka

Toko bahan kue belanja stok Rp 50.000.000 di awal bulan. Sampai akhir bulan, separuhnya terjual. Biaya untuk bulan ini hanya harga pokok barang yang terjual, yaitu Rp 25.000.000. Sisa Rp 25.000.000 masih ada di rak dan dicatat sebagai persediaan.

Kalau seluruh belanja stok dianggap biaya, bulan belanja besar akan terlihat rugi dan bulan sesudahnya terlihat sangat untung. Pola ini sering muncul menjelang musim ramai, saat stok dibeli jauh lebih banyak dari biasanya.

Sewa juga sama. Sewa ruko Rp 60.000.000 yang dibayar sekaligus untuk setahun adalah biaya Rp 5.000.000 per bulan, bukan Rp 60.000.000 di bulan pembayaran.

Kas tetap keluar sekaligus

Pembedaan ini mengubah angka laba, tapi tidak mengubah kas. Uang Rp 36.000.000 untuk mesin kopi tetap keluar dari rekening di hari pembayaran. Jadi baca laporan laba rugi bersama laporan arus kas. Yang pertama menunjukkan apakah usaha berjalan baik, yang kedua menunjukkan uangnya datang dari mana dan pergi ke mana.

Ini juga menjelaskan kenapa usaha yang labanya stabil bisa tetap kekurangan uang. Pembelian aset besar hanya muncul sedikit demi sedikit di laba bulanan, sementara saldo bank langsung terkuras.

Belanja kecil dan urusan pajak

Tidak semua barang yang awet perlu dicatat sebagai aset. Stapler atau kursi plastik memang bisa dipakai bertahun-tahun, tapi mencatatnya satu per satu sebagai aset hanya menambah pekerjaan. Banyak usaha menetapkan batas nilai sendiri: di bawah batas itu, belanja langsung dicatat sebagai biaya. Angkanya boleh Anda tentukan sendiri, asal tidak berganti-ganti.

Untuk pajak, aturan penyusutan punya kelompok dan masa manfaatnya sendiri, dan tidak selalu sama dengan perkiraan Anda. Jadi setiap kali ada pembelian besar, kelompok asetnya untuk laporan pajak perlu dicek dengan teliti.

Dari sisi Anda, simpan bukti setiap pembelian barang yang akan dipakai lebih dari setahun. Catat tanggal belinya, harganya, dan kira-kira berapa lama barang itu akan dipakai.